Im Rahmen der turnusmäßigen Prüfungen von Kommunen in NRW durch die Gemeindeprüfungsanstalt (gpaNRW) wurden in den vergangenen Monaten die Haushaltssituation der Stadt Rheda-Wiedenbrück und aktuell herausfordernde kommunale Handlungsfelder analysiert. Prüferin Maike Wendt, Prüfer Felix Furmanek, Projektleiter (in Vertretung) Lutz Kummer und Michael Esken, Präsident der gpaNRW, präsentierten dem Rechnungsprüfungsausschuss der Stadt Rheda-Wiedenbrück die Ergebnisse. Diese haben das Ziel, Rheda-Wiedenbrück bei der Sicherstellung der komplexen Aufgabenerfüllung zu unterstützen, konkrete Handlungsempfehlungen zu geben und notwendige Veränderungsprozesse anzustoßen.
Für die Haushaltssituation der Stadt ist im Betrachtungszeitraum eine hohe Eigenkapitalausstattung und eine auffällig niedrige Verschuldung festzuhalten. Die strukturelle Belastung der kommunalen Haushalte wirkt sich auch in Rheda-Wiedenbrück aus. Für den mittelfristigen Betrachtungszeitraum bis 2029 wird mit defizitären Jahresergebnissen geplant. Dies nimmt unmittelbar Einfluss auf die Ausgleichsrücklage. Ein Anstieg der Kreditverbindlichkeiten ist erforderlich, um beabsichtigte Investitionen und die Verwaltungstätigkeit finanzieren zu können. „Der Konsolidierungsdruck ist hoch. Handlungsempfehlungen in unserem Prüfungsbericht unterstützen ihre Bemühungen, einen strukturellen Prozess aufzusetzen, um stärker zu einer strategischen, priorisierten und formalisierten Gesamtsteuerung überzugehen“, so gpa-Präsident Michael Esken.
Wertgrenzen und Mindeststandards für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen festlegen
Die Stadt Rheda-Wiedenbrück ist in der Haushaltssteuerung grundsätzlich gut aufgestellt. Bei wichtigen und langfristig wirkenden Investitionen gewinnen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen angesichts der angespannten Haushaltslage und der geplanten Kreditaufnahmen zusätzlich an Bedeutung. „Verbindlich festgelegte Wertgrenzen und Mindeststandards in einer Dienstanweisung können den Untersuchungsaufwand an der Bedeutung einer Investition ausrichten und die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Investitionsentscheidungen verbessern“, so Prüfer Felix Furmanek. Auch vor dem Hintergrund steigender Kreditaufnahmen begrüßt die gpa-NRW die konzeptionelle Weiterentwicklung des Kreditmanagements. Für das Anlagenmanagement besteht bereits eine verbindliche Richtlinie.
Die Transparenz und Verbindlichkeit von Zahlungsfristen erhöhen
Die Stadt Rheda-Wiedenbrück wickelt die Zahlungsabwicklung insgesamt effizient ab. Der bereits hohe Automatisierungsgrad kann durch noch stärkere Nutzung der SEPA-Lastschriftverfahren sowie den Ausbau von E-Payment-Angeboten weiter optimiert werden. „Die Transparenz und Verbindlichkeit von Zahlungsfristen, insbesondere durch klarere Angaben auf Bescheiden, Zahlungsaufforderungen und Mahnungen, sollten weiter erhöht werden“, empfiehlt Felix Furmanek. Die Stadt Rheda-Wiedenbrück arbeitet auch im Bereich der Vollstreckung effizient und wirtschaftlich.
Die Durchführung digitaler und hybrider Gremiensitzungen ermöglichen
In der Stadt Rheda-Wiedenbrück ist die Gremienstruktur sachgerecht und funktional aufgebaut. Verwandte Themen werden in den Fachausschüssen zusammengefasst. Der Rat der Stadt Rheda-Wiedenbrück ist trotz Reduzierung noch vergleichsweise groß. Die gpaNRW empfiehlt vor der Kommunalwahl 2030 eine Überprüfung der Ratsgröße. Besonders positiv ist, dass die Gremienarbeit bereits papierlos vollständig digital erfolgt. „Rheda-Wiedenbrück sollte sich, um auch in etwaigen Notfallsituationen handlungsfähig zu sein, mit den Voraussetzungen zur Durchführung digitaler und hybrider Gremiensitzungen beschäftigen“, so Prüferin Maike Wendt.
Das Wissensmanagement im Personalbereich weiter ausbauen und pflegen
Die Stadt ist im Bereich Personal, Organisation und Informationstechnik ebenfalls strategisch gut aufgestellt und kann ihre Handlungsfähigkeit sichern sowie ihre Zukunftsfähigkeit nachhaltig stärken. Im Personalbereich verfügt die Stadt über eine solide Basis, um Mitarbeitende langfristig in der Verwaltung zu halten und zu stärken. Für eine absehbare altersbedingte Fluktuation wurde bereits Vorsorge getroffen. „Die Stadt sollte ihr Wissensmanagement weiter ausbauen und pflegen“, sagt Lutz Kummer. Organisatorisch hat die Stadt ihre Aufgaben priorisiert und befindet sich auf einem guten Weg zu einem Prozessmanagement. Dies kann zukünftig stärker zum Wissenserhalt, zur Strukturierung der Aufgaben und zur strategischen Verwaltungssteuerung beitragen. Die Stadt Rheda-Wiedenbrück hat zentrale Ziele ihrer IT- und Digitalisierungsstrategie definiert. Im IT-Servicemanagement sollten die bereits entwickelten Schritte zum Anforderungs-, Lizenz- und Störungsmanagement weiter ausgebaut und schriftlich fixiert werden.
Das gut aufgestellte Krisenmanagement weiter optimieren
Das Kommunale Krisenmanagement der Stadt Rheda-Wiedenbrück ist grundsätzlich gut aufgestellt. Zahlreiche Risiken sind identifiziert, ein Stab für außergewöhnliche Ereignisse (SAE) ist eingerichtet, Handlungspläne sind erstellt und die Notstromversorgung ist sichergestellt. Auch die erforderlichen Verwaltungsfunktionen in Krisenzeiten sind definiert. Optimierungsmöglichkeiten sieht die gpaNRW in der Festlegung regelmäßiger Schulungsintervalle für die SAE-Mitglieder und durch die Durchführung, Auswertung und Dokumentation regelmäßiger Übungen unter Einbeziehung aller Beteiligten der relevanten Funktionsbereiche. Rheda-Wiedenbrück hat erste Kommunikationsregeln für den Krisenfall festgelegt. Aus Sicht der gpaNRW sollte die Stadt die bereits vorgefertigte Kommunikationschecklisten mit Textbausteinen auf weitere Szenarien ausweiten.
Controlling der Wirtschaftlichen Jugendhilfe durch standardisierte Regelungen ergänzen
Im Vergleichsjahr 2024 liegen die Aufwendungen für die Hilfen zur Erziehung im unteren Bereich der Vergleichskommunen. Dies ist sowohl auf niedrige fallbezogene Aufwendungen als auch auf eine geringe Falldichte zurückzuführen. Aufgrund steigender Fallzahlen in der Hilfe zur Erziehung und dementsprechenden Aufwendungen gewinnen die Refinanzierungsmöglichkeiten zunehmend an Bedeutung. Die Stadt Rheda-Wiedenbrück unterstützt die Geltendmachung von Kostenerstattungen u. a. durch halbjährliche Überprüfung. Bei der Zuständigkeitsprüfung wird die wirtschaftliche Jugendhilfe (WiJu) frühzeitig einbezogen, um eine rechtmäßige Gewährung der Hilfen sicherzustellen. Es gibt noch Optimierungspotenziale u. a. im Aufbau von Controllingmechanismen. Maike Wendt: „Ein vorhandenes Qualitätshandbuch bietet bereits eine gute Grundlage, sollte aber um standardisierte Regelungen zur Prüfung von Kostenerstattungen, Fallabgaben und Prozesskontrollen ergänzt werden.“ Für den Informationsfluss zwischen dem Allgemeinen Soziales Dienst (ASD) und der WiJu werden bestehende Synergien weiter ausgebaut. Zudem empfiehlt die gpaNRW, die Einführung einer digitalen Akte voranzutreiben und die Kernprozesse weiter zu visualisieren.
Bürgermeister Theo Mettenborg erklärt abschließend zu den Ergebnissen der gpaNRW: „Die überörtliche Prüfung der gpaNRW bescheinigt uns in vielen Bereichen ein sehr gutes, effizientes und nachhaltiges Verwaltungshandeln. Das freut uns und ist zugleich Ansporn, die gegebenen Hinweise umzusetzen. Für das Personalcontrolling oder auch die Vorsorge im Notfall sind weitere Schritte angestoßen. Wir sind bereits auf einem sehr guten Weg. Ich danke dem Team der gpaNRW für die konstruktive Zusammenarbeit.“
Das Foto zeigt die Übergabe des Berichts durch den Präsidenten und das Prüferteam der GPA an die Stadt Rheda-Wiedenbrück. Zu sehen sind v. l. n. r.: Prüferin Maike Wendt, Projektleiter Lutz Kummer, Michael Esken (Präsident der gpaNRW), Bürgermeister Theo Mettenborg, Prüfer Felix Furmanek, Ausschussvorsitzenden Peter Heinz Woste, Erster Beigeordneter Christoph Krahn sowie Anja Winter (Leiterin der Örtlichen Rechnungsprüfung).
Infos zur gpaNRW und deren turnusgemäßen Prüfung
Die gpaNRW hat die Stadt Rheda-Wiedenbrück im Rahmen der turnusgemäßen Prüfung aller mittleren kreisangehörigen Kommunen mit einer Einwohnerzahl von bis zu 60.000 in folgenden Prüfgebieten untersucht:
• Finanzen
• Zahlungsabwicklung und Vollstreckung
• Gremienarbeit
• Personal, Organisation und IT
• Kommunales Krisenmanagement
• Hilfe zur Erziehung
Alle Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zu den thematischen Handlungsfeldern sind im Prüfungsbericht für die Stadt Rheda-Wiedenbrück zusammengefasst.
Die gpaNRW ist Teil der staatlichen Aufsicht des Landes über die Kommunen und wurde im Jahr 2003 gegründet. Sie hat ihren Sitz in Herne. Ihr ist durch Gesetz und Gemeindeordnung die überörtliche Prüfung aller 396 Kommunen, der 30 Kreise sowie der Städteregion Aachen, der beiden Landschaftsverbände und des Regionalverbandes Ruhr (RVR) übertragen. Präsident der gpaNRW ist seit 15. September 2023 Bürgermeister a. D. Michael Esken.
Die ausführlichen Prüfungsberichte mit allen Prüfgebieten, Handlungsfeldern und Empfehlungen veröffentlicht die gpaNRW unter www.gpa.nrw.de.